Yeni Türk Ticaret Kanununa Göre Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defterinin Tutulma ve Onaylanma Esasları

Erdoğdu ÖZ

Yeminli Mali Müşavir

Erta Bağımsız Denetim ve YMM Ltd.Şti.

www.ertadenetim.com                                                                              İstanbul,21.12.2012

YENİ TÜRK TİCARET KANUNUNA GÖRE GENEL KURUL

TOPLANTI VE MÜZAKERE DEFTERİNİN

TUTULMA VE ONAYLANMA ESASLARI

I-GİRİŞ

Eski Türk Ticaret Kanunu hükümlerine göre tüzel kişi tacirlerin düzenleyeceği defterler arasında karar defteri de sayılmıştır (Eski TTK 6762 sk. Md.66/1).

Aynı kanuna göre karar defteri ile ilgili özel bir hüküm bulunmaktadır(6762 sk Md.78).

Bu hüküm “Hükmi şahıs olan tacirler tarafından tutulan karar defterine gerek umumi heyet veya ortaklar heyeti, gerek varsa idare meclisi tarafından müzakere neticesinde ittihaz olunan kararlarla toplantıda hazır bulunan azaların adları ve soyadları ve toplantı günü ile beyan edilen rey ve müzakerelerin tam bir surette bilinmesi için gerekli diğer hususlar geçirilir ve bu kararların altı şirket namına imza koymaya salahiyetli olanlar tarafından imza edilir. “ şeklindedir.

Bu hükümden anlaşılan, karar defteri genel nitelikli bir defterdir. Bu defter, kollektif, komandit ve limited şirketlerce kullanılır.

Diğer taraftan aynı kanun gereğince yönetim kurulunun tutacağı defterler arasında;

-Genel Kurul tutanaklarının yazılmasına mahsus toplantı ve müzakere defteri,

-Yönetim kurulunun toplantı ve müzakerelerinin yazılmasına mahsus yönetim kurulu kararlar defteri,

sayılmıştır(6762 sk Md.326/2,3).

Bu hükme göre de, anonim şirketlerde karar defteri yerine toplantı ve müzakere defteri ile yönetim kurulları karar defteri olmak üzere iki defter kullanılır.

Anonim şirketlere yapılan atıf nedeniyle hisseli komandit şirketler de bu defterleri kullanırlar (6762 sk Md.481).

Uygulamada genel kurul kararlarının toplantı ve müzakere defterine yazılmadığı veya yapıştırılmadığı görülmektedir.

4.02.2011 gün ve 27846 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu 01.07.2012 tarihinden itibaren yürürlüğe girmiştir. Bu kanunda 27.06.2012 gün ve 28339 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 6335 sayılı Kanunla değişiklikler yapılmıştır.

Yeni Türk Ticaret Kanununda tutulması ve açılış tasdikinin zorunlu olduğu defterlerden biri de genel kurul toplantı ve müzakere defteridir(6102 sk. Md.64/3).

Bu makalemizde, Yeni Türk Ticaret Kanunu’na ve bu kanuna göre yayımlanmış tebliğe göre genel kurul toplantı ve müzakere defteri tutulma ve onaylanma esasları konusu incelenecektir.

II- TTK VE İLGİLİ TEBLİĞDEKİ HÜKÜMLERE GÖREGENEL KURUL TOPLANTI VE MÜZAKERE DEFTERİNİN TUTULMASINA ONAYLANMASINA İLİŞKİN UYGULAMA ESASLARI

6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 64/3 ncü maddesinde yer alan hükme göre, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığı 19 Aralık 2012 gün ve 28502 saylı Resmi Gazete’de yayımlanan “Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ” de ticari defterlerin nasıl tutulacağını, defterlerin kayıt zamanını, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esaslarını belirlemiştir.

Bu tebliğe göre;

A-Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri Tutacak Tacirler

a-Kollektif Şirket,

b-Komandit Şirket,

c-Anonim Şirket,

d-Sermayesi Paylara Bölünmüş Komandit Şirket,

e-Limited Şirket,

f-Kooperatif,

g-Ticari bir işletme işleten;

-Vakıflar,

-Dernekler.

h-Ticari şekilde işletilen; devlet, il özel idaresi, belediye ve köy ile diğer kamu tüzel kişileri tarafından kurulan kurum ve kuruluşları(Tebliğ Md.5/3),

b-Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defterinin Mahiyeti

Genel kurul toplantı ve müzakere defteri; tüzel kişi tacirlerin genel kurul toplantılarında görüşülen hususların ve alınan kararların kaydedildiği ciltli ve sayfa numaraları teselsül eden defterdir (Tebliğ Md.11/1).

c- Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defterinin İçeriği ve Yapılacak Kayıtlar.

Genel kurul toplantı ve müzakere defteri, şirket genel kurul toplantısı yapılırken genel kurulda sorulan sorular, verilen cevaplar, sunulan önergeler, alınan kararlar işlenerek düzenlenebileceği gibi hazırlanan toplantı tutanağının deftere yapıştırılması şeklinde de tutulabilir(Tebliğ Md.11/2).

Kollektif ve komandit şirketlerde yönetimle görevlendirilen ortağın veya ortakların yahut bütün ortakların şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar da genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilir. Bu şekilde yapılacak kayıtlarda aşağıda belirtilen hususların yazılması zorunludur(Tebliğ Md.11/3).

-Karar tarihi,

-Karar sayısı,

-Toplantıda hazır bulunanlar,

-Kararın içeriği,

-Üyelerin imzaları.

Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir. Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde açılış ve kapanış onayları dahil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır. Kararların genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilmesi halinde aşağıdaki hususların yazılması zorunludur.

-Karar tarihi,

-Karar sayısı,

-Toplantıda hazır bulunanlar,

-Kararın içeriği,

-Üyelerin imzaları.

Ayrı bir müdürler kurulu karar defteri tutulması halinde müdür veya müdürler kurulu kararları genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilemez.

d- Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defterinin Açılış Onayı ve Onay Zamanı

Genel kurul toplantı ve müzakere defterinin açılış onayı kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce yapılır. Açılış onayının noter tarafından yapıldığı hallerde ticaret sicili tasdiknamesinin noterce aranması zorunludur(Tebliğ Md.13/1).

(2013 yılına dair defterlerin 1/1/2013 tarihine kadar yapılacak açılış onaylarında noterlerce ticaret sicil tasdiknamesi aranmaz (Tebliğ Geçici Md.4).)

Ticaret şirketlerinin ticaret siciline tescili esnasında genel kurul toplantı ve müzakere defterinin açılış onayı ticaret sicili müdürlükleri tarafından da yapılabilir(Tebliğ Md.13/3).

Genel kurul toplantı ve müzakere defterinin yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen hesap dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. (Tebliğ Md.13/4).

Genel kurul toplantı ve müzakere defterinin hesap dönemi içinde dolması dolayısıyla veya başka sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce açılış onayı yaptırmak zorundadırlar(Tebliğ Md.13/5).

e- Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defterinin Kapanış Onayı ve Onay Zamanı

Genel kurul toplantı ve müzakere defteri kapanış onayına tabi defterler arasında yer almamaktadır. Kapanış onayına tabi defterler yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defteridir(6102 sk Md.64/3,Tebliğ Md.15).

Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedildiği hallerde bu defterin kapanış onayının yapılıp yapılmayacağı kanunda ve ilgili tebliğde açık değildir.

Bu konudaki görüşüm, limited şirketlerde, müdürler kurulu kararlarının genel kurul toplantı ve müzakere defterine yazılması bu defteri aynı zamanda müdürler kurulu karar defteri haline getirir. Buna göre, genel kurul toplantı ve müzakere defteri müdürler kurulu karar defteri sayıldığından açılış ve kapanış onayları dahil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır .

Bu halde, limited şirketlerin genel kurul toplantı ve müzakere defterine müdürler kurulu kararlarının yazılması halinde kapanış onayının yapılması gerekeceği görüşündeyim.

O halde, bu defterin izleyen hesap döneminin üçüncü ayının sonuna kadar notere ibraz edilip, son kaydın altına noterce “Görülmüştür” ibaresi yazılarak mühür ve imza ile onaylanması zorunludur(Tebliğ Md.15).

f-Onayın Şekli

Noterler ile ticaret sicil müdürlüklerinin yapacağı açılış onayları defterin ilk sayfasına yazılır ve aşağıdaki bilgileri içerir:

– Defter sahibinin; gerçek kişilerde adı soyadı, tüzel kişilerde unvanı,

– Defter sahibinin iletişim bilgileri (adres, telefon, e-posta adresi),

-İşletmenin merkezi,

-MERSİS numarası,

(MERSİS kullanılmaya başlanana kadar MERSİS numarası yerine ticaret sicili numarası ile vergi kimlik numarası kullanılır. Tebliğ Geçici Md.2)

-Şirketin faaliyet konusu,

-Tacir sermaye şirketi ise taahhüt edilen ve ödenen sermaye miktarı

– Defterin türü,

-Defterin kaç sayfadan ibaret olduğu,

-Defterin kullanılacağı hesap dönemi,

-Onay tarihi,

-Onayı yapan makamın resmi mühür ve imzası.

Defterler aşağıdaki şekilde onaylanır:

Ciltli defterlerin sayfalarının sıra numarasıyla teselsül ettiğine bakılarak, bu sayfalar teker teker onay makamının resmi mühürü ile mühürlenir(Tebliğ Md.14)

g-Defterde Kayıt Düzeni

-Genel kurul toplantı ve müzakere defteri Türkçe tutulur ve kayıtlarda Türk para birimi kullanılır(Tebliğ Md.19).

-Kayıtlarda kısaltmalar, rakamlar, harfler ve semboller kullanıldığı takdirde, bunların anlamları duraksamaya yer bırakmayacak kesinlikte ve tekdüze olur(Tebliğ Md.20).

Defterlere yazımlar ve diğer gerekli kayıtlar, eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli olarak yapılır.

-Defterlerde kayıtlar arasında boşluk bırakılamaz ve satır atlanamaz. Ciltli defterlerde, defter sayfaları ciltten koparılamaz. Tasdikli müteharrik yapraklarda bu yaprakların sırası bozulamaz ve bunlar yırtılamaz(Tebliğ Md.21).

-Bir yazım veya kayıt, önceki içeriği belirlenemeyecek şekilde çizilemez ve değiştirilemez. Kayıt sırasında mı yoksa daha sonra mı yapıldığı anlaşılmayan değiştirmeler yasaktır.

-Kayıtlardaki hatalara ilişkin çizimler; saklayıcı, örtücü ve karartıcı değil düzeltici ve gerçeği yansıtıcı olur. Eski kayıtlar karalanamaz, kapatılamaz, herhangi bir madde veya araçla silinemez, görülecek, okunacak, ne olduğu bilinecek tarzda temiz bir biçimde çizilir(Tebliğ Md.22).

h- Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri Elektronik Ortamda Tutulma Durumu

Elektronik ortamda tutulacak defterler ile ilgili 13/12/2011 tarihli ve 28141 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği hükümleri uygulanır.Bu tebliğde genel kurul toplantı ve müzakere defteri sayılmadığından elektronik ortamda tutulamaz.

ı- Mevcut Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defterinin Kullanılması

Mevcut durumda kullanılmakta olan genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla ve bu Tebliğde belirtilen bilgilerden eksik olanların yazılması suretiyle açılış onayı yapılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir(Tebliğ Geçici Md.3).

k-Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri Hükümlerine Uymamanın Cezası

Pay defteri hükümlerine uymayanlar 4.000 TL idari para cezası ile cezalandırılır(TTK Md.562).

III-SONUÇ

Genel kurul toplantı ve müzakere defteri uygulaması Yeni TTK ile yeni esaslara bağlanmış ve bu deftere önem verilmiştir. Bu defterin tutulması ve onaylanmasında kanun ve tebliğ hükümlerine uyulması zorunludur. Uyulmaması halinde cezai yaptırımlarla karşılaşılacağı gibi uygulamada istenmeyen sorunlarla karşılanması da olasıdır.

YARARLANILAN KAYNAKLAR

1-6762 sayılı TTK

2-6102 sayılı TTK

3-Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ